Perché adottare un Workflow Management System (+ lista di tool)


Succede puntualmente. La scrivania è piena di post-it con task da svolgere (o delegare), i muri sono tappezzati di to-do list cartacee da rispettare e lo smartphone trasuda promemoria. Eppure non basta. C’è sempre qualche compito che sfugge o che resta incompiuto per una cattiva gestione dei tempi.

Se il quadro descritto si avvicina a ciò che succede nella tua azienda, dovresti pensare di adottare un sistema di gestione dei flussi di lavoro (o workflow) che ti permetta di ottimizzare lo svolgimento delle attività quotidiane. Probabilmente questa ti sembrerà una soluzione “da grande azienda”, un di più che non puoi permetterti perché comporterebbe delle spese che definiresti inutili.

Anche una piccola impresa o un freelance, però, possono trarre dalla gestione dei flussi dei vantaggi tanto grandi da giustificare la spesa. Per questo, nell’articolo di oggi, vogliamo spiegarti cos’è un sistema di gestione dei workflow e perché dovresti adottarne uno anche se sei un libero professionista o se sei a capo di un’azienda di piccole dimensioni.

Cos’è un sistema di gestione dei flussi di lavoro?

Nel 1996 la Workflow Management Coalition ha definito i workflow come “l’automazione, totale o parziale, di un processo aziendale, durante cui i documenti, le informazioni o i compiti passano da un esecutore a un altro, secondo un insieme di regole e di procedure.”

In altre parole, potremmo definire un workflow come la descrizione di un processo attraverso la sua suddivisione in diverse micro-attività (definite task), che, una volta portate a termine, vengono spuntate nell’elenco. Se un unico compito coinvolge più persone, man mano che i singoli task vengono svolti, la palla passa all’esecutore successivo.

Oggi esistono diversi software, detti workflow management system, che possono aiutarti a impostare, gestire e monitorare i flussi di lavoro, ma soprattutto a condividerli con il tuo team.

Non sei convinto dell’utilità di questi tool e pensi che carta, penna e calendari possano bastarti? Ti diamo 6 buoni motivi per investire su uno di questi software.

1. Linee guida per giovani imprenditori

Se sei nuovo al mondo dell’impresa, un sistema di gestione dei flussi di lavoro può esserti davvero utile per definire e adottare di processi o strategie che migliorino il funzionamento aziendale: i software di solito sono sviluppati a partire da input provenienti da persone con anni di esperienza alle spalle nella gestione di imprese efficienti.

I workflow management system sono un mix delle migliori pratiche e sono progettati per guidare gli imprenditori inesperti nella suddivisione dei compiti aziendali tra le risorse.

Molti software per la gestione dei flussi di lavoro sono dotati di funzionalità progettate per risparmiare tempo e risorse, consentire operazioni più articolate e aiutarti nella fatturazione e nell’elaborazione di report. Il tutto per guidare coloro che non sanno come dovrebbero essere intraprese alcune di queste operazioni.

2. Automazione

Con un sistema di gestione dei flussi hai la possibilità di automatizzare i processi di business. Questo elemento, tipico delle grandi aziende, può rappresentare un vantaggio anche per le piccole imprese.

L’automazione, infatti, ottimizza la gestione dei tempi e quindi riduce il fabbisogno di risorse umane. Al tempo stesso, riduce gli errori e comporta una maggiore efficienza di business.

Sotto l’aspetto del marketing e del customer care, l’automazione ti aiuta a tenere traccia dei comportamenti dei clienti e ad attuare specifiche azioni di fidelizzazione.

3. Eliminazione di processi o attività ridondanti

Grazie a un buon sistema di gestione dei flussi, puoi individuare in maniera immediata le operazioni ripetitive o inutili. Questo non significa che tu non possa riuscirci senza, ma tenere a mente i task di tutti è complicato e qualcosa potrebbe sfuggirti.

Attraverso un sistema di gestione dei flussi di lavoro, avrai davanti ai tuoi occhi l’insieme dei task che compongono un’operazione di business, quindi i passaggi indesiderati diventano facilmente visibili.

4. Riduzione della spesa operativa

L’adozione di best practices, l’automazione dei processi e l’eliminazione di ridondanze, contribuiscono a ridurre i costi di gestione. Senza dubbio, se usato correttamente, un sistema di gestione dei flussi di lavoro può portarti a risparmiare perché puoi raggiungere lo stesso numero di obiettivi con meno risorse.

5. Capacità di rispondere rapidamente alle criticità

Una delle doti che non può mancare a una piccola impresa è la capacità di rispondere velocemente alle criticità. Un workflow management system rende evidenti tutti i passaggi di un’operazione di business, quindi monitorarli diventa molto più semplice. Per questo, in caso di emergenza, ti basteranno pochi clic per individuare il problema ed elaborare le possibili soluzioni.

6. Gestire al meglio il personale

Un sistema di gestione dei flussi di lavoro ti aiuta a gestire i compiti in modo chiaro e ordinato, determinando, così, un miglioramento nella gestione del personale.

Se qualcuno non rispetta procedure e scadenze, il flusso non può andare avanti: questo ti aiuta a individuare immediatamente chi non ha portato a termine cosa.

Ti sei convinto ma non sai quale Workflow Management System adottare? Di seguito ti suggeriamo 3 tool sperimentati dal nostro team. Provali in base alle tue esigenze e facci sapere cosa ne pensi.

Trello

Di default, Trello ti suggerisce di creare tre liste (To Do, Doing, Done, ma puoi anche personalizzarle secondo le tue esigenze).

All’interno di queste liste puoi creare card (ovvero i compiti da svolgere) e spostarle da una lista all’altra man mano che le attività sono state portate a termine. Inoltre puoi assegnare compiti, inserire commenti, allegare file e formattare il testo. La semplicità e l’intuitività di Trello sono davvero disarmanti: hai una visuale immediata dell’evoluzione dei task da svolgere.

Asana

Asana è un sistema ideato con l’obiettivo preciso di gestire comodamente lavori in team e risolvere problemi legati alla produttività. È estremamente facile da usare, grazie alla sua interfaccia utente pulita e semplice: puoi utilizzare card di diversi colori per mettere più facilmente in evidenza i diversi compiti o lo stato di priorità del lavoro.

Pipefy

La caratteristica principale di Pipefy è la possibilità di utilizzare modelli di flussi di lavoro pre-progettati, come per esempio pipeline commerciali, per il growth hacking, marketing, bug tracking. Inoltre, puoi sfruttare template per l’invio di email automatiche, oltre a rapporti e metriche. Il tutto sviluppato in modo molto intuitivo e di facile utilizzo.
Queste tre soluzioni sono freemium, cioè hanno due versioni dello stesso prodotto: una di livello base, che è gratuita, l’altra con funzionalità avanzate a pagamento. Se per rispondere alle tue esigenze dovessi aver bisogno della versione avanzata, non viverla come una nuova spesa per la tua azienda: il valore dei vantaggi che potrai trarne supera di gran lunga i costi.


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About Leonardo Coppola

Leonardo CoppolaRomano di nascita, Argentino d'adozione: dicono che sono un tipo eclettico ma è solo un modo simpatico per non definirmi pazzo :-)
CEO di Voverc , appassionato di Digital Marketing e SaaS.
Ho un amore smodato per i Bulldog Inglesi.