Per la tua azienda è tempo di passare al cloud


Mai come in questo periodo si fa un gran parlare dei servizi in cloud. È molto probabile che tu abbia già sentito o letto qualcosa dei vantaggi che offrono: leggeri, flessibili, facili da usare, scalabili, economici

Ovviamente, come ogni nuova tecnologia, serve tempo perché le aziende la adottino: è comprensibile, quindi, che tu voglia arrivarci con calma. L’ultima cosa che vuoi è saltare alla cieca in un’avventura che non sai dove può portare la tua azienda.

Chiaramente, ci sono molte cose che sei costretto a prendere sul serio, nel tuo lavoro di ogni giorno: l’affidabilità e la sicurezza dei dati, ovviamente, sono in cima alla lista. Perché un servizio attecchisca, c’è bisogno che ti dia delle garanzie in tal senso e inoltre che aiuti il tuo team a lavorare meglio.

Se non hai ancora scelto di passare a a soluzioni in cloud per degli strumenti fondamentali come il tuo centralino telefonico, probabilmente questo è l’anno giusto per cominciare. La domanda però è: come fai a sapere se è veramente giunto il momento?

1. I tuoi costi di assistenza IT sono troppo alti

Quando un’azienda utilizza servizi o sistemi datati, molto spesso le necessità di intervento tecnico e di supporto si fanno più frequenti. Di conseguenza, aumentano le spese di assistenza IT per fare in modo che tutto funzioni a dovere. Tutto, dagli aggiornamenti di sistema alla manutenzione quotidiana dei server porta via tempo e risorse, mangiandosi letteralmente il tuo budget. Il reparto IT (o il consulente esterno che ti fornisce assistenza) finisce per spendere la maggior parte del suo tempo risolvendo casi, gestendo problemi di connessione o testando nuove strategie per riparare a possibili disastri.

In assoluto, queste situazioni non dovrebbero presentarsi neanche una volta l’anno: se ti succede più spesso, evidentemente è tempo di cambiare prospettiva.

Nel momento in cui i servizi che usi passano al cloud (come, ad esempio, la gestione dei documenti e del server email) togli un grosso peso dalle spalle del reparto IT, che di colpo potrà dedicare tempo ed energie ad altre priorità. L’aggiornamento dei sistemi in cloud, infatti, avviene tranquillamente dietro le quinte e nessuno dei tuoi impiegati dovrà fare nulla per avviarlo o sistemare eventuali malfunzionamenti. Allo stesso modo, i backup, i failover e tutti i sistemi per mettere al sicuro i tuoi dati da un eventuale problema sono gestiti autonomamente da chi ti fornisce il servizio e in genere il supporto è sempre facilmente raggiungibile.

In altre parole, passando al cloud, la tua azienda può smettere di preoccuparsi dell’infrastruttura informatica e concentrarsi su quello che ha più valore: creare qualcosa di utile per i tuoi utenti.

2. Il tuo team non sta tutto nello stesso ufficio

Se hai impiegati e collaboratori sparsi in diversi luoghi fisici, o magari su più di una sede, rischi di passare molto tempo alla ricerca di un sistema per tenere insieme gli strumenti amministrativi, la mail, i documenti e quant’altro serve a far funzionare meglio l’azienda. Cercare di farlo con un server locale, in genere, è un enorme spreco di tempo e soldi: più la tua azienda è grande, più è complicato; meno l’azienda è grande, più i benefici hanno un costo esoso.

Come se non bastasse, usando soluzioni tradizionali, i team hanno un accesso limitato ai servizi fuori dal tuo ufficio: anche solo recuperare una mail o un file diventa complicato o addirittura impossibile – un limite non da poco per un’azienda che voglia stare al passo coi tempi.

Eppure l’alternativa c’è, ed è anche piuttosto conveniente. Sempre più aziende stanno usando il cloud per ribaltare completamente il concetto di “luogo di lavoro”. Se i tuoi impiegati possono accedere a un tool grazie al loro laptop o smartphone, non avranno più bisogno necessariamente di passare tutta la settimana legati a una scrivania e potranno svolgere altre manzioni anche in mobilità, in viaggio o durante una riunione.

3. Il tuo business si evolve velocemente

I servizi in cloud sono notoriamente agili ed elastiche: due tratti che le rendono perfette per le aziende, specie in questo periodo storico fatto di forti e veloci cambiamenti. Tutte le imprese, PMI o Startup, hanno la loro quota di cambiamenti nel corso dell’anno. A un certo punto, le organizzazione si trovano inevitabilmente a cambiare la loro strategia di mercato o ad adattarsi internamente in seguito a qualche evento imprevisto.

Che tu stia gestendo un team da remoto o stia facendo crescere la tua squadra rapidamente, i cambiamenti sono più facili da gestire quando gli strumenti su cui fai affidamento possono crescere assieme a te, scalando senza sforzo. Strategicamente, questo vuol dire che puoi usare il cloud per ospitare infrastrutture critiche e abbandonare tutto l’hardware ingombrante che ti rallenterebbe soltanto.

Quando le cose si muovono alla velocità della luce, mantenere i servizi principali nel cloud ti concede libertà di manovra: pensa alla possibilità di aggiungere un interno del centralino senza passare cavi o addirittura senza comprare un nuovo telefono; oppure a aprire una nuova sede per la tua azienda avendo bisogno solo di una sedia e una connessione a internet. Attraverso il cloud, puoi entrare in una rete flessibile e crescere senza sacrificare risorse: tutte cose impossibile se sei legato a soluzioni obsolete.

La tua Comunicazione Aziendale in Cloud?

Se qualcuna delle situazioni elencate ti sembra familiare, è tempo di buttare dalla finestra il tuo hardware da ufficio: risparmierai sulle spese fisse e su quelle di manutenzione, risparmierai sul tempo dedicato all’assistenza IT e dara al team la libertà di lavorare da dove preferisce.

Ora che le piattaforme cloud hanno raggiunto le stesse funzionalità, affidabilità e potenza delle soluzioni “in loco” (cosiddette on-premise), i fornitori di servizi devono anche pensare a nuove soluzioni e strategie per gestire la propria comunicazione unificata, magari prendendo in considerazione la Comunicazione Aziendale come un servizio (in gergo UCaaS, ossia Unified Communication as a Service) e non semplicemente come un costo.

Da questo punto di vista il VoIP in cloud ha sperimentato una crescita costante negli ultimi 15 anni. Per gran parte di questo tempo, le soluzioni di VoIP in cloud hanno offerto lo stesso valore delle soluzioni installate in ufficio, differenziandosi solo dal punto di vista dei costi e della gestione in outsourcing dell’assistenza.

All’inizio del 2015, un rapporto prodotto da Gartner affermava che “le soluzioni UCaaS supportano le stesse funzioni delle soluzioni on-premise, le differenzia soltanto il modello di business”. Oggi, a un anno di distanza, possiamo dire con chiarezza che sebbene le funzioni siano simili, quello che le differenzia è proprio l’approccio di base, tanto dal punto di vista di chi le sviluppa, quanto dal punto di vista dell’azienda che le sceglie.

Come si muove il mercato UCaas nel mondo

La scalabilità è una delle grandi differenze (e dei grandi vantaggi) del cloud per le aziende, ma anche per i fornitori di servizio si è rivelata una caratteristica vincente: la maggior parte dei servizi della prima generazione erano strutturati per ospitare migliaia di utenti, nel 2015 invece è diventato chiaro che per competere efficacemente sul mercato le infrastrutture dovevano essere capaci di reggere milioni di utenti.

Le aziende che forniscono centralini virtuali, insomma, devono pensare in grande. Anche i più piccoli guadagni in termini di efficienza o di riduzione dei costi hanno delle ramificazioni esponenziali. Ogni aspetto del servizio, dal provisioning (cioè la possibilità agli aggiornamenti di sistema, deve essere ottimizzato per milioni di utenti.

Le soluzioni on-premise non sono mai progettate per scalare in questo modo: nel 2015 abbiamo visto molti passaggi significativi delle strategie di grossi brand come Microsoft, Cisco, ShoreTel e NEC verso il cloud.

Oltre a sviluppare delle piattaforme interne (come Microsoft con l’integrazione tra Skype for Business e Office 365), le aziende hanno sviluppato delle forme ibride, permettendo alle aziende di gestire una parte della comunicazione a partire dalle sedi fisiche nelle quali funzioneranno i centralini. Da una parte, questo dipende dal fatto che le aziende non pensano che le loro soluzioni attuali vadano nella stessa direzione in cui si sta effettivamente muovendo l’evoluzione tecnologica degli UCaaS.

ShoreTel, per esempio, ha allargato i suoi orizzonti dalla classica Comunicazione Unificata al modello UCaas con l’acquisizione di M5 Networks, nel 2012. Attraverso questa operazione, l’azienda si è trovata di fronte ai forti vantaggi di essersi mossa per prima sul mercato, ma contemporaneamente ha avuto qualche difficoltà a gestire due settori aziendali che andavano in direzioni incompatibili: la società, quindi, si è resa conto di dover acquisire un approccio nuovo, mettendo al centro il cloud, e rilasciando ShoreTel Connect lo scorso agosto come una piattaforma completamente nuova e unificata.

La maturità delle infrastrutture e la disponibilità del mercato sono stati altri due importanti eventi di questo 2015, tanto che lo scorso autunno NEC ha rivoluzionato la sua offerta nel mercato UCaaS lanciando Univerge Blue, un servizio completamente rinnovato.

Anche Interactive è stata tra le prime a passare a un modello UCaaS, cambiando il suo modello di pricing e spostandosi su soluzioni in abbonamento. Allo stesso modo, l’azienda si è resa conto della necessità di passare a una prospettiva che pensasse prima di tutto al cloud: nel 2015 ha rilasciato la sua suite PureCloud che integra la messaggistica, le comunicazioni e tutta l’infrastruttura di collaborazione con un’architettura già pronta per il cloud e ospitata attraverso Amazon Web Services in grado di supportare un’espansione più economica e più veloce.

Conclusioni

Il modello UCaaS coinvolge sia le tecnologie necessarie alla Comunicazione Unificata (che stanno maturando in fretta) sia quelle di fornire il servizio (che stanno emergendo). Ovviamente, non basta soltanto concentrarsi sulle funzionalità: i fornitori di UCaas offrono frequenti aggiornamenti senza mai interrompere il servizio e i più alti livelli di sicurezza e cifratura. I consumatori, inoltre, si aspettano visibilità per le metriche di utilizzo in tempo reale, con portali per l’autoconfigurazione facili da raggiungere e semplici da usare oltre a un supporto competente e sempre in linea.

Il cloud sta emergendo in tutto il mondo come modello per la comunicazione aziendale e appare sempre più dominata da soluzioni in grado di reggere l’impatto del mercato, velocemente scalabili e in grado di sopperire alle mutevoli necessità del mercato.

Più che cercare di ottenere di più da prodotti ormai datati, forse è il caso di evolvere la tua azienda verso nuove soluzioni.

About Gabriele Proni

Gabriele ProniSono un ingegnere informatico, classe 1990. Mi occupo di sviluppo mobile e web, cloud computing e telecomunicazioni. Più che di tecnologie, in realtà, mi occupo di trovare soluzioni: ecco perché non smetto mai di studiare.