Come ridurre i costi dei viaggi di lavoro


Come abbiamo avuto modo di spiegarti nell’articolo sulle conference call, oggi rispetto al passato la necessità di organizzare viaggi di lavoro si è leggermente ridotta, perché con Internet si può essere connessi con il mondo in tempo reale.

È ovvio, però, che ci siano impegni che proprio non si possono dribblare, riunioni che non possono svolgersi in altro modo se non seduti fisicamente intorno a un tavolo, mani da stringere e persone da guardare negli occhi prima di prendere un impegno economico.

Un dato molto interessante a sostegno di quello che stiamo dicendo è riportato in uno studio condotto dalla Global Business Travel Associaton, tradotto in infografica dal sito web Tripcase.com:

business-travel-infographic-2

Come puoi vedere, nonostante il nostro essere iperconnessi grazie al web, i viaggi di lavoro sono aumentati in tutto il mondo, in particolare verso la Cina, con una crescita impressionante del 61% in 5 anni.

Insomma, ogni tanto qualche viaggio di lavoro bisogna farlo. Ma spostarsi dall’ufficio vuol dire sostenere dei costi accessori che vanno tarati, come ogni spesa in azienda.

Nell’articolo di oggi, quindi, ti forniremo qualche consiglio per ridurre sensibilmente i costi dei tuoi viaggi di lavoro e ottimizzare al massimo gli spostamenti.

1. Programma i viaggi con anticipo

I viaggi per i quali PMI, startup e freelance sostengono costi più elevati sono quelli improvvisi, dettati da un’emergenza o da una cattiva organizzazione interna, che spingono ad acquistare titoli di viaggio all’ultimo momento, senza la possibilità di sfruttare promozioni, offerte e sconti. Per non parlare, poi, delle prenotazioni in albergo, che costano sempre di più se non effettuate con largo anticipo.

Il primo consiglio che vogliamo darti, quindi, è di programmare sempre in modo preciso e puntuale i tuoi spostamenti ed i viaggi di lavoro. Solo in questo modo potrai acquistare i biglietti del treno o dell’aereo a prezzi più bassi, anche perché avrai il tempo di valutare diverse opzioni e scegliere quella più vantaggiosa per te.

Per farti un esempio, comprare il biglietto per un viaggio in Frecciarossa con Trenitalia o Italo Treno almeno 15 giorni prima della data di partenza ti può far risparmiare dal 20 al 30%, che soprattutto su lunghe tratte si traduce in una differenza importante.

Lo stesso vale anche per gli hotel, ma di questo parliamo nel prossimo paragrafo.

2. Prenota l’Hotel sfruttando le OTA

Cos’è un’OTA? È l’acronimo di Online Travel Agency, ovvero delle agenzie che ti consentono di organizzare il tuo viaggio direttamente online, con costi spesso molto convenienti. Appartengono a questa categoria Expedia, Booking, Tripadvisor, Venere, Trivago e tante altre.

Anche se molto osteggiate dagli operatori turistici in generale, le OTA rappresentano una risorsa molto utile per i consumatori finali, nel caso specifico i viaggiatori, perché ti consentono di ottimizzare l’organizzazione del tuo viaggio, dall’hotel al volo, passando per il noleggio auto, e di approfittare di tariffe ridotte rispetto a quelle proposte dalle stesse strutture alberghiere presenti sulla piattaforma, frutto di una serie di accordi interni.

Se hai rispettato il passaggio precedente, organizzando il tuo viaggio con un minimo di preavviso, utilizzare Booking o simili è la scelta migliore, perché puoi trovare ottime soluzioni per il pernottamento con una scontistica aggressiva e modalità di prenotazione molto comode, come il “Paga Dopo” e la “Cancellazione Gratuita” entro 24 ore dalla data selezionata.

Diciamoci la verità, nessuno vuole pagare in anticipo per usufruire di un servizio.

3. Valuta soluzioni alternative

Quando si viaggia per lavoro si cerca sempre la soluzione più pratica e comoda, e si è portati a prendere la TAV invece di un Intercity, a prenotare un hotel al centro della città, magari a due passi dalla stazione, a cenare in albergo per evitare di muoversi la sera. Queste opzioni, però, sono spesso le più costose, perché quello che paghi è proprio la comodità.

Se sei flessibile e disposto a fare un piccolo sacrificio per contenere le spese, ti consigliamo di valutare soluzioni alternative, in particolare quando si tratta di viaggi un po’ più lunghi.

Invece di prendere la Frecciarossa la mattina presto, ad esempio, potresti partire la sera prima, sul tardi, e viaggiare di notte, oppure scegliere una compagnia di autobus, che propone tariffe generalmente più basse rispetto al treno.

Se vuoi prendere l’aereo, invece delle compagnie di bandiera scegli le low cost, che ormai offrono servizi di buona qualità a costi molto bassi. L’importante, in questo caso, è di non portare con te troppi bagagli, che aumentano notevolmente il prezzo del biglietto. Giunto all’aeroporto, invece di prendere un taxi, verifica la presenza di treni, metropolitane o autobus che portano in centro città. Il risparmio è enorme.

Per il pernottamento, valuta le soluzioni proposte da Airbnb, ovvero stanze o porzioni di appartamenti affittate dai proprietari a costi concorrenziali, con l’accesso alle facilities della casa, quindi bagno (e elettrodomestici) e cucina.

La soluzione Airbnb ha diversi vantaggi, due in particolare: il primo è meramente di ordine economico, perché le stanze costano spesso meno di una camera d’albergo, il secondo è legato alla qualità del pernottamento. Passare qualche notte in una casa è diverso dal farlo in una fredda camera d’albergo, asettica e triste. Spesso le stanze da affittare sono all’interno di case abitate, e questo ti permette anche di stare in compagnia di altre persone, con le quali scambiare quattro chiacchiere. Una delle cose tristi dei viaggi di lavoro, in effetti, è la solitudine.

L’unica cosa alla quale fare attenzione è l’emissione della fattura, perché c’è sempre il proprietario della camera che cerca di raggirare il sistema della piattaforma. Per maggiori informazioni, puoi consultare le Faq di Airbnb.

4. Prendi due piccioni con una fava

Programmando con anticipo (non lo ripeteremo mai abbastanza) potresti anche provare a fondere due viaggi e due impegni di lavoro nella stessa città negli stessi giorni, in modo da fare un’unica trasferta, sostenendo solo una volta la spesa.

I modi per farlo sono molteplici, e tutto presuppone un minimo di flessibilità e disponibilità da parte tua e delle persone che devi incontrare, mettendo un attimo da parte i canonici orari di lavoro e organizzando la riunione nel momento più comodo per entrambi. Ad esempio, potresti organizzare un meeting la mattina presto e un altro a cena, in modo da avere tutto il tempo per spostarti da una riunione all’altra senza doverti stressare in modo eccessivo, avendo magari anche un finestra per tornare in hotel, riposare un po’ e darti una rinfrescata.

Al termine della giornata sarai stanchissimo, ma almeno avrai preso due piccioni con una fava e risparmiato un po’ di soldini, che non fa mai male!

5. Non solo lavoro

Anche se si chiama “viaggio di lavoro” non vuol dire che non ci si possa concedere un momento di svago, soprattutto quando ci si reca in città fantastiche, piene di stimoli interessanti. Dopo aver concluso le riunioni e gli impegni di business, è il momento di staccare un po’ la spina, rilassarsi e godersi la parte più bella di un viaggio: fare il turista.

Prima di partire, preparati uno schema o almeno prendi qualche appunto, seleziona dei luoghi da visitare, musei, monumenti, ristoranti e locali dove cenare o fare l’aperitivo, magari con un collega di lavoro o con un amico che vive in quella città.

Goditi un po’ di relax, dopo tanto lavoro te lo sei guadagnato (anche perché sei stato bravo a risparmiare un po’ di soldi).

Siamo prima persone, poi professionisti. Non dimentichiamolo mai!

 

P.s.: Unisciti a noi!

L’obiettivo di questo blog è aiutare startup e piccole imprese a migliorare la produttività aziendale. Pubblicheremo ogni settimana nuovi post con i nostri consigli.
Cosa aspetti? Iscriviti alla newsletter di Voverc. Prometto di fare del mio meglio per renderti entusiasta di esserti registrato.

About Leonardo Coppola

Leonardo CoppolaRomano di nascita, Argentino d'adozione: dicono che sono un tipo eclettico ma è solo un modo simpatico per non definirmi pazzo :-)
CEO di Voverc , appassionato di Digital Marketing e SaaS.
Ho un amore smodato per i Bulldog Inglesi.