Come passare a un sistema telefonico in cloud


Il mondo della comunicazione aziendale è ufficialmente entrato in un’era di cambiamento radicale. I vecchi centralini aziendali sono ormai sempre più obsoleti e dispendiosi (in termini di tempo di configurazione e di consulenza), mentre i sistemi basati sul cloud stanno man mano guadagnando consensi.

Se da una parte questo vuol dire che le aziende possono finalmente fruire di benefici come il lavoro in mobilità, dall’altra sappiamo bene che una transizione su vasta scala non è mai facile.

Per ogni azienda, aggiornare uno strumento fondamentale come il telefono aziendale significa coordinare le persone, informarle e formarle sul nuovo prodotto. Più l’azienda è grande, più è complicato, anche scegliendo soluzioni user friendly.

Ho pensato di scrivere una breve guida proprio per aiutarti a gestire con successo questo importantissimo passaggio aziendale. Sei pronto? Cominciamo!

Come gestire il cambiamento

I telefoni aziendali sono essenziali praticamente per tutti i reparti della tua azienda. Quindi è comprensibile che gettare via tutti i vecchi apparecchi e sostituirli con soluzioni più recenti (o addirittura sostituirli con un’app) venga percepito con un po’ di sospetto dai tuoi collaboratori.

Per alleggerire il peso di questa transizione, la cosa migliore è quella di mantenere un canale di comunicazione aperto con il tuo team, non appena annunci che ci sarà un cambiamento. Dai alle persone la possibilità di fare domande e di farti presente le loro perplessità. L’ideale sarebbe quello di mettere a disposizione delle risorse per aiutarli a partire, come tutorial interattivi, documenti e FAQ che spieghino come usare i nuovi sistemi. Puoi anche scegliere di creare dei videotutorial, che spieghino i passaggi in maniera semplice.

Nel momento in cui presenti il cambiamento in modo che sia facile da comprendere per tutti, fai un passo indietro e lascia che il tuo team sviluppi una modalità personale per interagire con i nuovi strumenti, in modo che possano sentirsi “a casa” usandoli.

Preparare la rete

Questo è il passaggio più critico, se devi prepararti all’implementazione: nel momento in cui stai migrando tutta la tua comunicazione aziendale al cloud, la tua rete aziendale potrà reggere un numero importante di chiamate VoIP. Questo vuol dire che tutte le tue conversazioni viaggeranno attraverso internet come pacchetti di dati.

Per poter garantire un’ottima qualità delle chiamate, dovrai controllare la banda minima richiesta dal servizio telefonico: nel caso di piccoli centralini (fino a 5 utenti) una tradizionale ADSL può bastare, ma quando cominci a gestire molte chiamate contemporaneamente (dai 10 ai 15 interni) devi capire se hai banda sufficiente e, se non è così, dovrai incrementarla rapidamente. Questo ti metterà al riparo dal perdere telefonate e garantirà a te e al tuo team un’ottima qualità audio.

Tieni sempre in considerazione che, ricevendo tante chiamate in contemporanea, il traffico voce cercherà automaticamente di ottenere tutta la banda disponibile: il VoIP richiede un flusso dati stabile, composto da pacchetti voce individuali. In un mondo ideale, questi pacchetti arrivano in condizioni perfette. Ma nel momento in cui non c’è abbastanza banda per gestirli, comincerai ad avere brusche interruzioni di chiamata o problemi di sincronia (cioè sentirai le persone in ritardo e loro sentiranno in ritardo te). Quindi, se hai poca banda, potrai avere un mucchio di problemi che aumenteranno la frustrazione del tuo team, quando chiama e quando riceve telefonate.

Poniamo, per esempio, che tu stia ascoltando Spotify, scaricando un film e contemporaneamente navigando su Facebook: in questo caso c’è il rischio che non ci sia abbastanza banda per ricevere delle chiamate VoIP di buona qualità, se hai una cattiva connessione.

Il modo migliore per evitare questa “lotta per la banda” tra i tuoi sistemi è di configurare la tua rete per assegnare una priorità alle chiamate VoIP rispetto a tutto il resto del traffico. In questo modo, la tua connessione garantirà qualità e affidabilità al tuo sistema telefonico.

Numero fisso e centralino cloud in 59 secondi

Gestione del reparto IT

Nel momento in cui sposterai il tuo centralino in cloud, ti renderai conto dei benefici della scalabilità e della mobilità. Durante lo sviluppo del processo, potresti cominciare a sviluppare una cultura e una policy aziendale sul lavoro da remoto e favorire l’utilizzo di strumenti privati tra i tuoi dipendenti: la cultura del bring your own device (BOYD), infatti, aumenta la produttività del tuo team anche fuori dall’ufficio. Il cloud, in particolare, permette alle persone che lavorano con te di avere le stesse conversazioni, la stessa rubrica e le stesse informazioni ovunque, in qualunque momento.

Dal punto di vista tecnico, invece, potrai gestire la tua azienda in maniera più agile, aggiungendo e rimuovendo utenti, collaboratori o addirittura consulenti con un solo click. A differenza dei sistemi tradizionali, i centralini in cloud sono sviluppati per essere configurabili in maniera semplice e intuitiva. In questo modo, avrai pieno controllo del sistema, dal numero di device connessi alla gestione della segreteria telefonica e del registro chiamate.

Conclusione

Per tutte le imprese e le startup, sviluppare un sistema telefonico aziendale è una sfida urgente, ma è anche una sfida che può portare enormi benefici, sia economici sia gestionali. Coordinare questo cambiamento, però, non deve essere per forza difficile: aggiornando la tua infrastruttura di rete, amministrando bene il passaggio tecnologico e rafforzando il controllo sull’IT potrai gestire in maniera più morbida questa grande transizione.

L’aspetto migliore? Né tu né i tuoi dipendenti sarete più legati al telefono fisso, non dovrai comprare e smanettare con un centralino fisico (o pagare qualcuno che lo faccia per te) e non dovrai dedicare spazio a un server locale. Tutta la tua azienda sarà in grado di fare e ricevere chiamate aziendali in mobilità, ovunque, ventiquattr’ore su ventiquattro.

P.s.: Unisciti a noi!

L’obiettivo di questo blog è aiutare startup e piccole imprese a migliorare la produttività aziendale. Pubblicheremo ogni settimana nuovi post con i nostri consigli.
Cosa aspetti? Iscriviti alla newsletter di Voverc. Prometto di fare del mio meglio per renderti entusiasta di esserti registrato.