Come ottimizzare le tue conference call


Su questo blog parliamo spesso di come innovazione e tecnologia possano influenzare positivamente lo sviluppo di un progetto imprenditoriale, che sia una grande azienda, una PMI o una startup poco importa.

Pensare, oggi, di svolgere il proprio lavoro senza puntare sull’aggiornamento tecnologico vuol dire incatenarsi e ingoiare la chiave, perché, come direbbe qualcuno, “o si innova, o si muore”.

Certo, le tecnologie vanno adoperate nel modo giusto, altrimenti sono come una pistola senza il grilletto, che al massimo puoi lanciare contro il tuo nemico sperando di colpirlo e fargli un bel bernoccolo.

Pensa, ad esempio, a internet, che rappresenta una enorme finestra sul mondo, sulla conoscenza e su un mare di opportunità, ma è anche piena di “legioni di imbecilli”, per dirla alla Eco. Questo vuol dire che se vuoi ricavarne qualcosa di buono per te e per la tua azienda dovrai essere in grado di comprenderne i meccanismi e e sfruttarne le potenzialità.

Ad esempio, poter comunicare con una persona che si trova a centinaia di chilometri di distanza, senza spostarsi dalla propria postazione, è un grande vantaggio per un’impresa, che fino a qualche decennio fa doveva sostenere costi enormi di viaggi e spostamenti solo per riunioni e meeting, magari anche infruttuosi.

Oggi, invece, basta organizzare una conference call via voip per fare, in pochi minuti e a costi quasi inesistenti, quello che, in passato, richiedeva sforzi enormi e tempi dilatati.

Nel post di oggi, quindi, vogliamo fornirti alcuni consigli per migliorare ed ottimizzare le tue teleconferenze e voip call.

Distingui la persona dal professionista

Questo vale soprattutto per i freelance, che spesso compiono l’errore di mischiare la vita lavorativa con quella privata. Tenere, invece, le due cose su livelli distinti può fare la differenza tra un professionista sereno ed efficiente e uno stressato e disattento.

La prima cosa da fare, quindi, è quella di evitare di utilizzare il proprio contatto telefonico personale per la gestione dei clienti, ma invece di acquistare un secondo smartphone o installare una seconda linea telefonica in casa (la sede legale di quasi tutti i freelance) puoi optare per un centralino voip gestibile da mobile con una comodissima app, come Voverc.

Grazie a questo strumento potrai ricevere telefonate via voip fornendo ai tuoi clienti e fornitori un numero di telefono con prefisso italiano e locale (es. 02 per Milano o 06 per Roma) e smistarle ad un centralino, con un messaggio registrato e, magari, degli interni a cui indirizzare la chiamata.

Dotati delle attrezzature necessarie

Fare una conference call via voip presuppone la disponibilità di quattro cose:

  1. Una connessione a internet;
  2. Un dispositivo connesso a internet, pc, laptop, tablet o smartphone;
  3. una webcam per le videoconferenze;
  4. un paio di cuffie con microfono (scegli tu se auricolari o meno).

Come puoi immaginare, migliore sarà la qualità di questi tool e migliore risulterà la conversazione, perché non c’è nulla di più fastidioso delle interruzioni dovute a cali di banda di connessione, oppure ad un audio distorto o un video pixellizzato e scattoso.

Se sei abituato ad organizzare o prendere parte a conference call via voip, è meglio farti trovare preparato facendo un piccolo investimento tecnologico.

Crea un punto dedicato alle call

Spesso lo sottovalutiamo, ma fare una videoconferenza avendo sullo sfondo una finestra che affaccia sulla tangenziale, su una parete bianca o, peggio, su un quadro di dubbio gusto non è proprio una gran cosa.

Se sei un habitué delle call via voip, ti consigliamo di crearti una postazione dedicata solo a quello, con sullo sfondo un pannello, un quadro, una stampa, qualcosa che sia al tempo stesso piacevole da guardare, ma non invasiva.  

Stila una scaletta da seguire

Il tempo è denaro, questo lo sanno tutti, e fare una conference call vuol dire poter interagire in tempo reale con un cliente, un potenziale cliente o un fornitore senza perderne. Ecco perché devi farti trovare preparato, per evitare di tergiversare e dilungarti in convenevoli e chiacchiere inutili.

Prepara una scaletta di topic da affrontare, di cose da dire e sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore, domande da porgli, richieste da fargli, documenti da inviargli o mostrargli catturando lo schermo. Insomma, organizza la tua call, senza improvvisare nulla.

Parafrasando un vecchio claim della Telecom, “una teleconferenza allunga la vita”.

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About Leonardo Coppola

Leonardo CoppolaRomano di nascita, Argentino d'adozione: dicono che sono un tipo eclettico ma è solo un modo simpatico per non definirmi pazzo :-)
CEO di Voverc , appassionato di Digital Marketing e SaaS.
Ho un amore smodato per i Bulldog Inglesi.