Centralino Aziendale: perché scegliere il VoIP


Ricevi più di dieci telefonate al giorno? Il tuo ufficio è composto da almeno tre persone? Forse è il caso di pensare a un centralino telefonico.

Anche in Italia, nel 2015, il telefono rappresenta  la prima forma di contatto per le aziende: questo potrebbe essere un motivo per gestire le tue chiamate attraverso un centralino aziendale.

Ci sono vari benefici nel passare a un sistema telefonico professionale e i vantaggi di una corretta accoglienza clienti non andrebbero mai sottovalutati. La maggioranza dei centralini sul mercato sono in grado di gestire e instradare grandi volumi di traffico nello stesso momento, consentendo di lasciare il telefono libero anche quando uno dei tuoi collaboratori sta chiamando.

Una delle funzioni più importanti è però quella del corretto trasferimento di chiamata al giusto operatore: in questo senso, avere un sistema di IVR (Interactive voice response) può farti risparmiare tantissimo tempo e alleggerire in parte il lavoro della reception.

Il centralino aziendale per le PMI

Se possiedi o gestisci una PMI, dovresti pensare di passare da un semplice telefono a un sistema professionale (magari VoIP). So già cosa ti stai chiedendo: ma è davvero necessario?

È una domanda interessante, specialmente se ti occupi di prodotti innovativi o se la tua forza è nel commerciale. Oggi più che mai il mondo si sta evolvendo rapidamente e il telefono non può certo rimanere lo stesso che era vent’anni fa. Tu hai lo stesso cellulare che avevi nel 1995? Telefoni allo stesso modo? No: allora perché il tuo telefono aziendale dovrebbe rimanere lo stesso?

Oggi team molto distanti tra loro collaborano quotidianamente usando strumenti online come Google Hangout e sempre di più le persone si sentono a proprio agio usando i propri smartphone e i propri device anche per lavoro. Ma sono motivi sufficienti per cambiare interamente il sistema di comunicazione della tua azienda? Vediamo più da vicino alcune delle obiezioni più comuni.

1. Non abbiamo bisogno del telefono

A seconda di quello che fa la tua azienda, o di quello che è il tuo ruolo, è molto probabile che le tue chiamate verso l’esterno siano fatte da cellulare. Perché? Beh, perché parlare a voce con i clienti è un’altra cosa, aiuta a sentirsi vicini alle persone e ti fa capire meglio le intenzioni della persona che hai dall’altra parte.  

La più grossa obiezione che potrei farti, però, è che dovresti considerare anche le esigenze dei tuoi clienti e non solo le tue: pensi davvero che un cliente trovi affidabile un’azienda che non mette a disposizione un numero di telefono? O che, peggio, metta a disposizione solo un numero di cellulare?

Sul tuo sito web o sul tuo biglietto da visita, dovrebbe esserci un indirizzo mail o un form per le informazioni generali, ma dovresti lasciare sempre un canale telefonico aperto per le chiamate commerciali o di assistenza: lasciare ai tuoi clienti una scelta quando si tratta di comunicare con te può ripagare, nel lungo periodo.

2. Fa troppo vecchia scuola

Ok, è vero, il telefono è uno strumento che ha una lunga storia dietro di sé. Alcune persone (specie quelle cresciute durante il boom di internet) potrebbero considerare le telefonate come qualcosa di vetusto, ma avere una linea fissa professionale è più importante di quanto loro possano pensare.

Immagine aziendale

Che ti piaccia o no, il telefono fisso e il centralino aziendale danno un’immagine di solidità aziendale: le persone sono portate a fidarsi di qualcuno che metta a loro disposizione una linea telefonica tradizionale, legata peraltro a una zona geografica. Si tratta di aggiungere un livello di fiducia ulteriore nella relazione tra persone e azienda.

Non è un caso: le risposte via email possono essere automatizzate, le identità online possono essere facilmente create e alimentate artificialmente… ecco perché un cliente si potrebbe sentire più a suo agio investendo le proprie risorse in un’azienda con cui può realmente parlare.

Certo, potresti sempre mettere in gioco il tuo numero di cellulare, ma – ehi! – vuoi davvero che le persone ti chiamino nel cuore della notte sul telefono che tieni acceso per le emergenze? O che trovino attaccata una segreteria telefonica non personalizzata? O peggio che il tuo operatore telefonico risponda che non sei raggiungibile?

Problemi di compatibilità

Come detto sopra, ci sono tante alternative quando si parla di comunicazione “personale” o non professionale. Certo, è possibile avere una chiamata audio (o addirittura video) senza possedere un telefono ed è possibile anche farla arrivare su un vero telefono, spendendo piccole cifre. I problemi cominciano a sorgere quando si parla di compatibilità tra sistemi.

Per esempio, tu e i tuoi colleghi potreste avere i vostri computer correttamente configurati, in modo da comunicare senza problemi, ma sei sicuro che le altre persone con cui lavori o i tuoi clienti vogliano comunicare nello stesso modo? Non è detto, per esempio, che abbiano voglia di installare plugin o scaricare un client o un browser specifico, creare un utente o cercare soluzioni per settare correttamente il microfono. Pensi davvero che qualcuno vorrebbe perdere cinque minuti per seguire un “semplicissimo tutorial” solo per poter comunicare con te, alla fine?

Sotto questo profilo, tutte le piattaforme stanno facendo piccoli miglioramenti, ma servirà un sacco di sviluppo per renderli perfetti. E, anche allora, servirà tantissimo tempo perché si impongano come uno standard per il largo pubblico, rispetto a un centralino aziendale che, invece, “funziona e basta!”.

I centralini VoIP non sono sistemi ordinari

Un’altra cosa da considerare è che la “I” di VoIP sta per “Internet”: gli apparecchi VoIP possono sembrare identici ai normali telefoni tradizionali, ma il servizio funziona attraverso un software nato e cresciuto nel web, che continua a innovare ed innovarsi.

Con un sistema VoIP professionale puoi settare un autorisponditore, monitorare le tue chiamate in attesa, farti arrivare i messaggi di segreteria telefonica via mail, integrare i tuoi registri chiamate con un gestionale e molto altro. Se scegli una soluzione in cloud, non avrai bisogno neanche di installare hardware – ti basterà configurare il servizio attraverso un’interfaccia web.

3. Non vale quello che costa

Se il problema è il prezzo, considera che un sistema VoIP può farti risparmiare parecchio. Anche se gli argomenti a favore del telefono fisso non ti hanno sconvolto, quindi, potrebbe interessarti sapere che passare al VoIP può costarti circa 5€ al mese. Un bel risparmio, no?

Se hai mai pensato di abbandonare il telefono, probabilmente ricevi e fai poche chiamate. In queso caso, potresti scegliere di passare da un piano “illimitato” a uno dove paghi solo le chiamate che fai. Questo può voler dire pagare le chiamate in uscita 1 centesimo al minuto (0,01 €).

Avere un centralino in cloud, inoltre, ti fa risparmiare sui costi potenzialmente alti di un centralino tradizionale e i softphone e le app per cellulari possono sostituire i vecchi telefoni da scrivania per pochi euro o gratis.

Anche se i benefici non si materializzeranno nella forma tangibile di chiamate in arrivo, il miglioramento dell’immagine professionale della tua azienda potrebbe valere molto più di 5€ al mese, no?

 

About Leonardo Coppola

Leonardo CoppolaRomano di nascita, Argentino d'adozione: dicono che sono un tipo eclettico ma è solo un modo simpatico per non definirmi pazzo :-)
CEO di Voverc , appassionato di Digital Marketing e SaaS.
Ho un amore smodato per i Bulldog Inglesi.