10 consigli per migliorare le tue conference call


Ammettiamolo: le conference call, talvolta, possono essere imbarazzanti. Suoni ruvidi, aria spenta e – soprattutto – il fatto di non vedere le persone con cui stai parlando (e i loro segnali non verbali, come le espressioni facciali e movimenti delle mani), rende più difficile comunicare.

Ma, con una serie di accorgimenti e buone pratiche, puoi migliorare la gestione di una teleconferenza. In questo articolo ti diamo 10 consigli per gestire al meglio le tue conference call e ottenere il massimo dalle chiamate di lavoro.

1. Sistema i problemi tecnici delle teleconferenze precedenti

Immagina di condurre una call molto importante con un grande gruppo di persone connesse da diversi luoghi. Piuttosto fastidioso, no? Ecco perché, prima di avviare la chiamata, è necessario assicurarsi che il sistema telefonico sia completamente operativo. L’incapacità di gestire la logistica della vostra azienda può essere letta come un chiaro segno di mancanza di professionalità.

Se sei alla ricerca di un nuovo sistema telefonico, scegline uno che offre un uptime del 99,9%. In questo modo, le possibilità che la linea cada saranno sostanzialmente pari a zero. Inoltre, cerca fornitori che trasmettono le voci in HD: questo migliorerà la qualità della conversazione e contribuirà a eliminare la staticità che affligge le chiamate in conferenza.

2. Scusati subito per rumori di fondo o interruzioni di chiamata

La conference call ideale dovrebbe avvenire al chiuso, in una zona tranquilla. Ma potrebbe capitarti di dover effettuare una chiamata mentre sei in giro o in un posto con molto rumore di fondo. È fondamentale informare sin da subito i tuoi interlocutori, ovviamente aggiungendo delle scuse:

Mi scuso per i rumori di fondo. Sono per strada in mezzo al traffico. Fatemi sapere se diventa troppo fastidioso.

Se salti questo passaggio, le persone con cui stai parlando possono confondere i rumori con un malfunzionamento del tuo sistema telefonico o infastidirsi e pensare che tu sia irrspettoso. Scusandoti in anticipo, eviterai diversi grattacapi.

3. Stabilisci chi parteciperà

È importante sapere chi parteciperà alla teleconferenza prima di intraprenderla. Una call con due o tre colleghi richiede un sforzo diverso da una che coinvolge tutta l’azienda. Quindi, cerca di sapere chi è il tuo pubblico prima di effettuare la chiamata.

Assicurati, poi, che tutti gli altri sappiano chi parteciperà. Una buona pratica potrebbe essere l’invio di un invito tramite Google Calendar, in modo che tutti possano avere una panoramica dell’evento, con l’elenco dei partecipanti, la data, l’orario e la durata stimata della chiamata.

4. Supporta la chiamata con un video

La maggior parte delle chiamate in conferenza avvengono ancora con un telefono da scrivania. La mancanza di segnali visivi, come ad esempio il linguaggio del corpo, è forse il limite più significativo che i partecipanti a una conference call incontrano.

Per abbatterlo, puoi valutare l’ipotesi di procurarti una videocamera per dare un senso visivo del flusso del discorso o utilizzare applicazioni gratuite di videochiamate come Skype per lo streaming video direttamente dal tuo computer. 

5. Non dimenticare di presentarti (o di farti introdurre da qualcuno)

Presentarti, o essere introdotto da un altro membro del team, è di vitale importanza affinché la conference call si svolga senza confusione. È difficile identificare una persona solo dalla voce e, se non è chiaro chi sta parlando, la chiamata sarà confusa e improduttiva. Se ti introduce qualcun altro, assicurati di iniziare con un saluto, in modo che gli altri partecipanti possano distinguere il suono della tua voce.

Le presentazioni sono ancora più importanti se stai parlando con persone che non hai mai incontrato. In questo caso, è utile fare un giro di presentazione di tutto il team, permettendo a ogni persona di dire il proprio nome, il ruolo e il motivo per cui partecipano alla call.

6. Parla forte e chiaro

Anche la più profonda delle voci può essere oscurata nel corso di una conference call. Quando parli, rallenta il ritmo del discorso, fai delle pause, e, soprattutto, se utilizzi il vivavoce, alza il tono.

Se hai una voce morbida, avvicinati il più possibile al telefono. E se non riesci a risolvere il problema, prendi in considerazione l’ordinazione di un apposito telefono per conferenze come l’ErisStation, che dispone di microfoni mobili.

7. Evita i tempi morti

Il silenzio è positivo durante un meeting di persona, ma in una conference call, la tranquillità eccessiva può essere controproducente. Se l’aria rimane “morta” troppo a lungo, i partecipanti possono pensare che tu abbia difficoltà tecniche, o semplicemente che tu non sappia rispondere, o addirittura che tu sia maleducato. Quando non riesci a rispondere in maniera immediata, cercare di prendere tempo descrivendo le tue azioni:

Sto accedendo alla mia posta proprio ora. Ok. Cerco l’email di Marco. Ecco qui. “Profitti”. Hai ragione. L’anno scorso era il 4,9%.

Narrando una piccola sequenza di eventi, dimostri agli altri partecipanti che sei ancora impegnato nella chiamata. E se questo non ti è possibile, puoi educatamente dire frasi come: “Lasciami riflettere un attimo”.

8. Affronta offline le conversazioni specializzate

Se sei in riunione con quindici persone, e tu e un altro partecipante state parlando a lungo di un argomento che padroneggiate solo voi, chiedi a quella persona una chiamata di follow up in un secondo momento. Eviterete così di soffocare la conference call con discorsi eccessivamente specializzati.

Se sai che dovrai discutere di un argomento specializzato con uno dei partecipanti, preparati un breve trafiletto a riguardo, e fai fruttare l’argomento, rinviandolo a un altro momento (“Parliamone offline, Carlo”).

9. Riassumi i risultati raggiunti a fine chiamata

Quando la conference call sta per finire, cerca il consenso degli altri partecipanti sui risultati raggiunti nel corso della riunione. Questo permette a tutti di essere avere chiaro il punto della situazione:

Ok, Gianni, quindi provvedi tu a fare le copie. Susanna sta andando alla ricerca del PIL dell’Albania. Io inizierò a scrivere l’analisi economica.

10. Concludi sempre la call con un arrivederci

Concludi la conference call con un saluto formale. Dopo tutto, si tratta di una telefonata e dovresti comportarti proprio come se parlassi ad una persona faccia a faccia. Anche se non hai detto molto, manda un saluto per far sentire la tua presenza.
Pianifica un altro incontro, se necessario. Se non lo fai, almeno stabilisci il motivo per cui vi risentirete (per esempio, “… quando avremo finito il PowerPoint”). E, infine, mantieni tutte le promesse fatte durante la chiamata. Scrivi alle persone che hanno bisogno di essere contattati via email. Controlla tutti gli elementi che devono essere controllati.

P.s.: Unisciti a noi!

L’obiettivo di questo blog è aiutare startup e piccole imprese a migliorare la produttività aziendale. Pubblicheremo ogni settimana nuovi post con i nostri consigli.
Cosa aspetti? Iscriviti alla newsletter di Voverc. Prometto di fare del mio meglio per renderti entusiasta di esserti registrato.

About Leonardo Coppola

Leonardo CoppolaRomano di nascita, Argentino d'adozione: dicono che sono un tipo eclettico ma è solo un modo simpatico per non definirmi pazzo :-)
CEO di Voverc , appassionato di Digital Marketing e SaaS.
Ho un amore smodato per i Bulldog Inglesi.